Huurders kantoorruimte betalen jaarlijks miljoenen teveel

Huurders van kantoorruimte betalen jaarlijks vele miljoenen aan servicekosten teveel.

Veel bedrijven vertrouwen op de afrekeningen van de servicekosten. Maar onderzoeken door Servicekosten Consultancy wijzen uit dat dit vertrouwen vaak niet terecht is. Bij praktisch alle huurders zitten fouten in de servicekostenafrekeningen. De teveel berekende servicekosten variëren per huurder van € 15.000 euro tot € 450.000.

Voor ‘hurend Nederland’ betekent dit dat het om vele miljoenen onterecht in rekening gebrachte servicekosten gaat. En aangezien huurders tot 5 jaar (soms langer) terug teveel betaalde kosten kunnen terugvorderen gaat het, per huurder, vaak ook al om substantiële bedragen.

Uit een onderzoek bij een mediabedrijf bleek dat over een periode van vijf jaar 450.000 euro te veel aan servicekosten was betaald. Maar ook bij kleine bedrijven blijkt een servicekostenonderzoek vruchten af te werpen. Een opleidingsinstituut kreeg 15.000 euro terug over een periode van twee jaar. En uiteraard heeft een onderzoek invloed op de toekomst; foutieve berekeningen kunnen immers niet opnieuw worden gemaakt.

Enkele praktijkvoorbeelden:

Niet geleverde of niet overeengekomen diensten

Verhuurders die diensten in rekening hebben gebracht die nooit zijn geleverd. Diensten die verstopt zaten in afrekeningen en die pas aan het licht kwamen door gedetailleerd alle facturen en onderliggende werkbonnen te bekijken.

Verkeerd doorberekende leegstand

Bij veel huurders in multi-tenant gebouwen wordt er verkeerd omgegaan met het doorberekenen van leegstand. Hoewel de ROZ-voorwaarden aangeven dat de huurder nooit meer mag betalen dan bij vol verhuurd, gaat het heel vaak mis.

Afrekenen op basis van m2

Volgens de overeenkomst moet op basis van meterstanden afgerekend worden, maar dit gebeurt heel vaak niet.

Doorberekeningen van energieboetes

Terwijl de huurder voor beheer betaalt en de beheerder dus tijdig moet ingrijpen.

Te veel uren doorberekenen

In een multi-tenant situatie werden te veel uren van medewerkers van de beheerder doorberekend.

Te hoog metrage afrekenen

Er wordt afgerekend op basis van een hoger metrage dan in de huurovereenkomst staat.

En in de categorie ‘onbewuste fouten’:

Eigenaarslast in plaats van huurderslast

Facturen van zaken die eigenaarslast zijn en die ‘per abuis’ voor rekening van de huurder kwamen.

Fouten in installaties

Het tegenwerken van koel- en verwarmingsinstallaties. De koeling slaat aan als het te warm wordt in plaats van dat de verwarming wordt aangepast. De eigenaar heeft geen belang bij aanpassing van het systeem, de huurder betaalt immers de energie.

Installaties worden niet vervangen omdat huurders voor oplossen storingen betalen.

Sommige beheerders wijzen de eigenaar op het feit dat installaties moeten worden vervangen. Maar de eigenaar kiest liever voor het oplossen van 35 storingen per jaar, want die kan hij doorberekenen aan de huurder, een nieuwe installatie niet.

Administratiekosten geen stimulans voor kostenbesparing

De beheerder berekent 5% administratiekosten (een enkeling zelfs meer). Dit is niet direct een stimulans voor een beheerder om voorstellen te doen die leiden tot verlaging van de servicekosten.

Verhuurders trekken vaak klanten met een laag voorschot aan servicekosten en makelaars kunnen makkelijker panden verhuren als er een laag voorschot voor servicekosten staat vermeld. Dat de kosten in de praktijk veel hoger kunnen uitvallen wordt niet altijd vermeld. Als er geen afspraken in de huurovereenkomst staan over de indexering van de servicekosten, kunnen huurders geconfronteerd worden met stijgingen van servicekosten van meer dan 50% in een paar jaar tijd.

Het loont de moeite de servicekostenafrekeningen door een specialist te laten onderzoeken. Servicekosten Consultancy onderzoekt de overeenkomst en allonges, de afrekeningen en bezoekt het pand om de staat van de installaties te bekijken. Maar ook als een bedrijf wil verhuizen naar een ander pand is het zinvol vooraf de huurovereenkomst te laten doorlichten.

Links: 

http://www.servicekostenconsultancy.nl/diensten.html 

http://www.servicekostenconsultancy.nl/tips.html